Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

La présente politique de confidentialité informe les visiteurs du site internet Cheelo, les candidats au permis de conduire, les élèves, les clients et les autres personnes concernées sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées, conservées, communiquées et protégées.

Elle concerne les services proposés par Cheelo, notamment la vente de formations au permis de conduire, la gestion des dossiers administratifs, la planification des heures de conduite, le suivi pédagogique, les paiements, les communications avec le service client et l’utilisation des outils numériques nécessaires à son activité.

Cette politique est établie conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), règlement (UE) 2016/679, et à la loi Informatique et Libertés.

1. Identité du responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

DIGIPERMIS SAS, exerçant sous l’enseigne commerciale CHEELO

• Siège social : 15 rue Jacobi-Netter, 67200 Strasbourg, France
• Numéro SIREN : 850 777 509
• Site internet : https://cheelo.fr
• Adresse électronique : hello@cheelo.fr
• Téléphone : 09 72 10 19 20

DIGIPERMIS SAS détermine les finalités et les moyens des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de son activité.

Pour toute question relative à la présente politique ou pour exercer vos droits concernant vos données personnelles, vous pouvez contacter Cheelo à l’adresse hello@cheelo.fr.

2. Personnes concernées

La présente politique s’applique notamment aux catégories de personnes suivantes :

• les visiteurs du site internet cheelo.fr ;
• les personnes qui créent un compte utilisateur ;
• les personnes qui demandent des renseignements ou un devis ;
• les candidats au permis de conduire ;
• les élèves inscrits à une formation standard, accélérée ou complémentaire ;
• les clients qui achètent une formule ou des heures de conduite supplémentaires ;
• les personnes qui effectuent un paiement ou demandent un remboursement ;
• les personnes qui contactent le service client par téléphone, e-mail ou messagerie ;
• les enseignants de la conduite et les prestataires dont les données sont traitées dans le cadre de leur collaboration avec Cheelo.

Les données collectées et les traitements réalisés varient selon la relation de la personne avec Cheelo et les services qu’elle utilise.

3. Catégories de données personnelles collectées

Cheelo collecte les données personnelles nécessaires à la gestion de ses services, à l’exécution des formations et au respect de ses obligations légales.

3.1. Données d’identification et de contact

Les données susceptibles d’être collectées comprennent notamment :

• nom et prénom ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• adresse postale ;
• date de naissance ;
• identifiants de compte et informations nécessaires à l’accès aux services.

3.2. Données administratives relatives au permis de conduire

Dans le cadre de la constitution et du suivi des dossiers des élèves, Cheelo peut traiter :

• le numéro NEPH ;
• l’attestation d’inscription au permis de conduire ;
• les informations nécessaires à la vérification d’une pièce d’identité ;
• les résultats de l’épreuve théorique générale du code de la route ;
• les informations nécessaires à la gestion administrative du dossier ;
• les informations relatives au mandat ou à la désignation de l’établissement d’enseignement de la conduite, lorsque cela est applicable ;
• les informations relatives à l’inscription et à la présentation à l’examen pratique ;
• les justificatifs nécessaires aux démarches administratives.

Les documents d’identité ne sont collectés que lorsque leur transmission est nécessaire à la gestion du dossier ou au respect d’une obligation applicable.

3.3. Données relatives aux formations et aux heures de conduite

Cheelo peut traiter les informations suivantes :

• formule de formation choisie ;
• type de boîte de vitesses, manuelle ou automatique ;
• dates souhaitées pour le début de la formation ;
• disponibilités de l’élève ;
• disponibilités des enseignants ;
• lieux de rendez-vous sélectionnés ;
• réservations, modifications et annulations ;
• nombre d’heures de conduite achetées, effectuées ou restant disponibles ;
• résultats de l’évaluation préalable ;
• informations nécessaires au suivi pédagogique ;
• informations relatives à la préparation et à la présentation à l’examen ;
• résultats d’examen communiqués à Cheelo ;
• échanges nécessaires à l’organisation ou à la réorganisation du planning.

Ces données permettent notamment d’organiser les heures de conduite, d’affecter les élèves aux enseignants, de suivre les crédits de formation et de préparer les échéances liées à l’examen.

3.4. Données relatives aux commandes et aux paiements

Dans le cadre de la vente de ses prestations, Cheelo peut traiter :

• les formules commandées ;
• les montants facturés ;
• les références et dates des commandes ;
• les informations relatives à l’état des paiements ;
• les échéances des paiements fractionnés ;
• les factures et justificatifs de paiement ;
• les demandes d’annulation ou de remboursement ;
• les contestations et réclamations financières ;
• les informations nécessaires au traitement d’un impayé ou d’un litige.

Les données complètes des cartes bancaires sont traitées par les prestataires de paiement concernés. Cheelo ne conserve pas les numéros complets de carte bancaire, sauf si une fonctionnalité spécifique devait le prévoir et être mise en œuvre dans des conditions conformes à la réglementation.

3.5. Données relatives aux communications et au service client

Lorsque vous contactez Cheelo, les informations suivantes peuvent être traitées :

• contenu des e-mails ;
• messages échangés avec le service client ;
• informations communiquées au cours des appels téléphoniques ;
• enregistrements audio des appels, lorsque le dispositif est activé ;
• demandes relatives aux formations, aux plannings, aux paiements et aux remboursements ;
• historique des demandes et des réponses apportées ;
• messages échangés par messagerie instantanée, lorsque ce canal est utilisé.

Les modalités de l’enregistrement des appels, ses finalités, les destinataires et sa durée de conservation sont précisées à la section 7 de la présente politique.

3.6. Données techniques et de navigation

Lors de la consultation du site internet ou de l’utilisation de la plateforme, certaines données techniques peuvent être collectées, selon les fonctionnalités activées :

• adresse IP ;
• date et heure de connexion ;
• type de navigateur ;
• système d’exploitation ;
• données de navigation ;
• journaux techniques et informations relatives à la sécurité ;
• préférences de consentement relatives aux cookies et autres traceurs.

3.7. Données communiquées volontairement

Les informations supplémentaires communiquées spontanément par un utilisateur sont traitées uniquement dans la mesure nécessaire à la gestion de sa demande ou de la relation avec Cheelo.

Il est recommandé de ne pas transmettre de données sensibles ou de documents sans rapport avec la demande ou le dossier de formation.

4. Finalités et bases légales des traitements

Les données personnelles sont traitées pour des finalités déterminées et sur une base juridique appropriée.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant son retrait.

Lorsque certaines données sont nécessaires à la conclusion ou à l’exécution du contrat, leur absence peut empêcher Cheelo de traiter une commande, de constituer un dossier ou d’organiser une formation.

5. Gestion des formations et des dossiers des élèves

Les données personnelles des élèves sont utilisées pour assurer le bon déroulement de leur formation.

Elles permettent notamment :

• de vérifier les documents nécessaires à l’ouverture du dossier ;
• de suivre les démarches administratives requises ;
• d’organiser les heures de conduite en fonction des disponibilités ;
• d’affecter les élèves aux enseignants et aux lieux de rendez-vous appropriés ;
• de suivre les crédits de formation et les heures effectuées ;
• d’assurer le suivi pédagogique ;
• de préparer les échéances et la présentation à l’examen ;
• d’informer les élèves des modifications de planning ;
• de répondre aux demandes relatives à leur formation.

Les informations nécessaires à l’enseignement et au suivi pédagogique peuvent être communiquées aux enseignants concernés.

L’accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

6. Paiements et prestataires de paiement

Cheelo utilise les services de prestataires spécialisés pour le traitement de certaines transactions.

Les solutions concernées comprennent :

PayPlug

PayPlug intervient dans le traitement des paiements en ligne et des informations nécessaires à la réalisation des transactions.

Alma

Alma intervient dans le cadre des solutions de paiement fractionné proposées par Cheelo, notamment pour la gestion des échéances et des opérations associées.

Les données transmises à ces prestataires sont limitées à celles nécessaires au traitement de la transaction et à la fourniture du service concerné.

Ces prestataires peuvent également traiter des données sous leur propre responsabilité, notamment pour satisfaire à leurs obligations légales ou réglementaires. Leurs propres politiques de confidentialité s’appliquent alors aux traitements réalisés sous leur responsabilité.

7. Enregistrement des appels téléphoniques

Cheelo utilise un dispositif d’enregistrement des appels téléphoniques professionnels.

Les enregistrements sont susceptibles de contenir la voix des interlocuteurs, leurs propos et les informations communiquées au cours de la conversation.

7.1. Finalités

Les enregistrements peuvent être utilisés pour des finalités déterminées, telles que :

• l’amélioration de la qualité du service client ;
• le suivi et le traitement des demandes ;
• la vérification des informations échangées, lorsque cela est nécessaire ;
• la gestion d’une réclamation ou d’un différend ;
• la conservation d’éléments de preuve lorsqu’un enregistrement est nécessaire et légalement justifié.

Les finalités effectivement activées doivent être définies précisément par Cheelo. Un enregistrement ne peut pas être utilisé pour une finalité incompatible avec celle pour laquelle il a été réalisé.

7.2. Base juridique

La base juridique dépend de la finalité de l’enregistrement. Elle peut notamment reposer sur l’intérêt légitime de Cheelo, sous réserve de la nécessité du dispositif et de la mise en balance des droits et intérêts des personnes concernées.

Lorsqu’un enregistrement est destiné à établir la preuve de la formation d’un contrat, il doit être nécessaire à cette finalité et ne pas être mis en œuvre de manière systématique ou permanente sans justification appropriée.

7.3. Information des interlocuteurs

Les interlocuteurs sont informés de l’existence du dispositif, de sa finalité et des modalités d’exercice de leurs droits.

Cette information doit être accessible au moment de l’appel, notamment au moyen d’un message d’information en début de conversation, complété par la présente politique de confidentialité ou par un autre support facilement accessible.

Les personnes concernées doivent pouvoir prendre connaissance des informations détaillées relatives aux destinataires, à la durée de conservation et à leurs droits.

7.4. Accès aux enregistrements

L’accès aux enregistrements est limité aux personnes habilitées qui en ont besoin pour les finalités autorisées.

Les prestataires techniques peuvent intervenir dans le traitement des enregistrements dans la limite de leurs missions et des garanties contractuelles applicables.

7.5. Durée de conservation

La durée de conservation dépend de la finalité poursuivie.

Pour les enregistrements destinés à l’amélioration de la qualité du service ou à la formation, la conservation ne doit pas excéder la durée nécessaire. La CNIL recommande, pour ces finalités, une durée maximale de six mois pour les enregistrements audio, sauf justification particulière.

Lorsqu’un enregistrement est nécessaire à la preuve d’un contrat ou à la gestion d’un litige, une durée différente peut être justifiée par les règles de prescription et les nécessités probatoires applicables. Cette conservation doit être limitée aux données nécessaires et documentée.

Cheelo applique une politique de conservation et de suppression adaptée à chaque finalité.

7.6. Droits des personnes

Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification, d’opposition et, lorsque les conditions sont réunies, d’effacement ou de limitation du traitement.

Les modalités d’exercice de ces droits sont détaillées à la section 15.

8. Outils informatiques et prestataires techniques

Pour assurer son activité, Cheelo utilise différents outils numériques. Les outils ci-dessous sont distingués selon leur statut connu au moment de la rédaction.

8.1. Services utilisés ou identifiés dans l’organisation de Cheelo

OVHcloud et WordPress

Ces outils sont associés à l’hébergement et à la gestion du site internet cheelo.fr. Les traitements effectivement réalisés dépendent de la configuration technique et des services souscrits.

RDV Permis et services administratifs officiels

Ces services peuvent être utilisés pour les démarches liées au dossier du candidat et à la réservation des examens. Les transmissions sont limitées aux opérations administratives concernées.

ANTS et EDOF

Ces plateformes peuvent intervenir dans les démarches administratives ou de financement lorsque les procédures concernées le nécessitent.

Ringover

Ringover est identifié comme un outil de téléphonie professionnelle. Les données traitées dépendent des fonctionnalités effectivement activées, notamment la gestion des appels et leur enregistrement.

PayPlug et Alma

Ces prestataires sont utilisés pour les opérations de paiement décrites à la section 6.

8.2. Outils dont l’utilisation actuelle doit être confirmée

La mention d’un outil dans la présente politique ne signifie pas nécessairement que toutes ses fonctionnalités sont activées ni qu’il reçoit systématiquement des données personnelles.

8.3. Prestataires techniques

Les prestataires peuvent accéder aux données uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture de leurs services, conformément aux obligations contractuelles et légales applicables.

Cheelo veille à encadrer les accès aux données et à prévoir les garanties nécessaires, notamment lorsque les prestataires agissent en qualité de sous-traitants au sens du RGPD.

9. Projet de chatbot et d’intelligence artificielle

Cheelo prévoit de mettre en place un outil d’assistance par intelligence artificielle destiné à faciliter les échanges avec les élèves et les personnes intéressées par ses formations.

À la date de la présente politique, ce dispositif est en cours de préparation et n’est pas présenté comme un service opérationnel.

Le projet peut notamment prévoir les fonctionnalités suivantes :

• répondre aux questions fréquentes sur les formations ;
• expliquer les modalités d’inscription et les documents nécessaires ;
• fournir des informations sur les tarifs et les moyens de paiement ;
• renseigner les utilisateurs sur les heures de conduite, les plannings et les procédures administratives ;
• orienter les demandes de remboursement ou les réclamations ;
• transmettre une demande à un membre de l’équipe lorsqu’une intervention humaine est nécessaire.

Lorsque ce service sera mis en place, les messages saisis par les utilisateurs pourront être traités par le système et, le cas échéant, par son fournisseur technique, afin de générer une réponse.

Avant le lancement, Cheelo devra déterminer les données transmises, les finalités exactes, la base juridique de chaque traitement, les destinataires, les durées de conservation et les éventuels transferts hors de l’Union européenne.

Les données communiquées à l’outil devront être limitées à ce qui est nécessaire au traitement de la demande.

Le chatbot ne sera pas présenté comme habilité à prendre seul des décisions définitives concernant les remboursements, les droits contractuels des élèves ou les décisions administratives. Les demandes nécessitant une vérification ou une appréciation humaine pourront être transmises à l’équipe Cheelo.

La présente section sera actualisée avant la mise en service effective du dispositif.

10. Communications par e-mail, téléphone et messagerie

Cheelo peut contacter ses utilisateurs par e-mail, téléphone ou messagerie afin de :

• confirmer une inscription ou une commande ;
• transmettre les informations nécessaires à la formation ;
• demander des documents manquants ;
• informer d’une modification ou d’une annulation de réservation ;
• communiquer sur les échéances de paiement ;
• répondre à une demande de renseignements ;
• assurer le suivi d’une réclamation ;
• envoyer des informations commerciales lorsque les conditions légales sont réunies.

Les communications nécessaires à l’exécution d’un contrat ou au traitement d’une demande sont distinguées des communications commerciales.

Les communications commerciales sont envoyées conformément aux règles applicables. Lorsque le consentement est requis, celui-ci peut être retiré à tout moment.

11. Cookies et autres traceurs

Le site cheelo.fr dispose d’une bannière de gestion du consentement aux cookies.

Selon les fonctionnalités activées, le site peut utiliser des cookies ou autres traceurs nécessaires à son fonctionnement, à la mesure d’audience ou à d’autres finalités.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site peuvent être déposés sans consentement lorsqu’ils remplissent les conditions prévues par la réglementation.

Les cookies et traceurs soumis au consentement ne doivent être déposés qu’après le recueil d’un consentement valable.

La bannière doit permettre à l’utilisateur d’accepter, de refuser ou de paramétrer les traceurs concernés avec une facilité équivalente entre l’acceptation et le refus.

L’utilisateur doit pouvoir modifier ses préférences ultérieurement au moyen d’un outil accessible sur le site.

La liste des cookies, leurs finalités, leurs durées de conservation et leurs éventuels destinataires doit être présentée dans un espace dédié ou dans un outil de gestion permettant d’accéder à ces informations.

La présence d’une bannière ne suffit pas, à elle seule, à garantir la conformité du dispositif. La configuration réelle des cookies et des traceurs doit être vérifiée.

12. Destinataires des données personnelles

Les données personnelles peuvent être accessibles, dans la limite de leurs attributions, aux catégories de destinataires suivantes :

• les membres habilités de l’équipe Cheelo ;
• les enseignants de la conduite concernés par la formation ;
• les prestataires techniques et informatiques ;
• les prestataires de paiement ;
• les prestataires de téléphonie et de messagerie ;
• les organismes administratifs compétents, lorsque la transmission est nécessaire ou légalement requise ;
• les autorités publiques ou juridictions, lorsque la loi l’impose ou dans le cadre d’une procédure.

Les données ne sont pas destinées à être communiquées à des tiers sans rapport avec les finalités décrites dans la présente politique.

Cheelo ne vend pas les données personnelles de ses clients à des tiers.

13. Transferts de données hors de l’Union européenne

Certains prestataires techniques peuvent traiter ou héberger des données en dehors de l’Union européenne, ou permettre un accès à distance depuis un pays tiers.

La localisation des données et les éventuels transferts dépendent des prestataires effectivement utilisés et de leurs conditions contractuelles.

Lorsqu’un transfert vers un pays situé hors de l’Union européenne est réalisé, Cheelo veille à ce que les conditions prévues par le RGPD soient respectées.

Selon la situation, le transfert doit reposer sur une décision d’adéquation de la Commission européenne, des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types, ou un autre mécanisme autorisé par la réglementation.

Les pays concernés et les garanties effectivement mises en œuvre doivent être déterminés à partir des contrats et paramètres des prestataires utilisés.

14. Durées de conservation des données

Les données personnelles sont conservées pendant une durée proportionnée à la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

Elles sont supprimées ou archivées lorsque leur conservation en base active n’est plus nécessaire, sous réserve des obligations légales et des nécessités probatoires applicables.

Les données devant être conservées pour satisfaire à une obligation légale ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice peuvent être archivées avec un accès restreint pendant la durée nécessaire.

Les durées exactes applicables à chaque traitement doivent être déterminées et documentées par Cheelo. Les données ne sont pas conservées indéfiniment.

15. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez, selon les conditions légales applicables, des droits suivants.

15.1. Droit d’accès

Vous pouvez demander confirmation que des données personnelles vous concernant sont traitées et obtenir une copie de ces données ainsi que les informations prévues par la réglementation.

15.2. Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.

15.3. Droit à l’effacement

Vous pouvez demander l’effacement de vos données lorsque les conditions légales sont réunies.

Ce droit ne s’applique pas lorsque Cheelo doit conserver certaines données pour respecter une obligation légale ou pour faire valoir ses droits.

15.4. Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander, dans les cas prévus par la réglementation, la limitation temporaire de l’utilisation de vos données.

15.5. Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime de Cheelo pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale.

15.6. Droit à la portabilité

Lorsque les conditions légales sont réunies, vous pouvez recevoir les données que vous avez fournies à Cheelo dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.

15.7. Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Ce retrait n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant celui-ci.

15.8. Directives relatives au sort des données après le décès

Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès, conformément aux dispositions légales applicables.

16. Modalités d’exercice des droits

Pour exercer vos droits ou poser une question concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter Cheelo :

Par e-mail : hello@cheelo.fr

Objet recommandé : « Demande relative à mes données personnelles ».

Il est recommandé de préciser :

• vos nom et prénom ;
• l’adresse e-mail utilisée pour votre compte ou vos échanges avec Cheelo ;
• la nature de votre demande ;
• les informations permettant d’identifier les données concernées.

Cheelo peut demander des informations complémentaires raisonnables lorsque cela est nécessaire pour vérifier l’identité du demandeur, conformément à la réglementation.

Une réponse est apportée dans les délais prévus par le RGPD, en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé dans les conditions prévues par la réglementation.

L’exercice des droits est gratuit, sauf dans les cas où la réglementation autorise des frais ou le rejet d’une demande manifestement infondée ou excessive.

17. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits en matière de protection des données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

CNIL

• Site internet : https://www.cnil.fr
• Adresse : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, France.

Vous pouvez également contacter Cheelo au préalable afin de lui permettre d’examiner votre demande.

18. Données personnelles des mineurs

Lorsque des données concernant un mineur sont collectées, elles sont traitées dans la mesure nécessaire à la gestion du dossier et de la formation, conformément à la réglementation applicable.

Lorsque la situation l’exige, Cheelo veille à recueillir les autorisations ou interventions du représentant légal.

Les informations relatives aux représentants légaux sont collectées uniquement lorsqu’elles sont nécessaires à la gestion du dossier ou au respect des obligations applicables.

19. Liens vers des sites tiers

Le site cheelo.fr peut contenir des liens vers des sites internet ou des plateformes exploités par des tiers, notamment des services de paiement ou des services administratifs.

Cheelo n’est pas responsable des pratiques de confidentialité propres à ces sites tiers.

Il est recommandé de consulter les politiques de confidentialité des services concernés avant de leur transmettre des données personnelles.

20. Sécurité et confidentialité

Cheelo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données personnelles contre la perte, la destruction, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• la limitation des accès aux personnes habilitées ;
• la gestion des comptes utilisateurs et des droits d’accès ;
• la sécurisation des outils informatiques ;
• la protection des accès aux plateformes professionnelles ;
• l’encadrement contractuel des prestataires ;
• la mise en œuvre de sauvegardes et de mesures de continuité, selon les outils utilisés.

Les mesures sont adaptées à la nature des données, aux risques identifiés et aux moyens techniques disponibles.

Cheelo veille à limiter les accès aux données aux seules personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

21. Modification de la politique de confidentialité

Cheelo peut modifier la présente politique afin de tenir compte :

• de l’évolution de son activité ;
• de l’ajout ou du remplacement de prestataires ;
• de l’évolution de ses outils numériques ;
• de la mise en place de nouvelles fonctionnalités ;
• des modifications législatives ou réglementaires ;
• de l’évolution de ses pratiques en matière de protection des données personnelles.

La version applicable est celle publiée sur le site cheelo.fr à la date de consultation.

Lorsque cela est nécessaire, les personnes concernées seront informées des modifications dans les conditions prévues par la réglementation.

22. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données personnelles :

CHEELO – DIGIPERMIS SAS
15 rue Jacobi-Netter
67200 Strasbourg, France

E-mail : hello@cheelo.fr
Site internet : https://cheelo.fr
Téléphone : 09 72 10 19 20